A pandemia do Covid-19 acelerou um movimento que já vinha acontecendo: a digitalização de processos. Cada vez mais programas, atividades, deveres e compromissos humanos (pelo menos os que são possíveis) fazem parte do mundo digital. O planeta todo está conectado graças a justamente o processo de digitalização.
Mas o que é esse processo? A digitalização de processos é o ato de deslocar as operações para o ambiente virtual, transferindo documentos físicos e até mesmo digitalizados para a nuvem, deixando-os acessíveis de maneira rápida e sempre que necessário por qualquer indivíduo que tenha a autorização e um aparelho com acesso à Internet. Em outras palavras, a digitalização de processos nada mais é que tornar um documento físico um documento digital.
No ano de 2020, o mundo virou de ponta cabeça com o surgimento do vírus Covid-19, e a tecnologia foi uma das principais aliadas da área da saúde para ajudar a salvar vidas. Nesse sentido, a digitalização de processos além de colaborar com os médicos e hospitais, teve um papel muito importante no auxílio a preservação de nosso planeta, uma vez que através dela muitas árvores que seriam derrubadas para se tornar papel foram poupadas.
Qual a importância da digitalização na área da saúde?
Não é novidade o fato de clínicas, laboratórios e hospitais necessitam lidar com uma enorme quantidade de documentos diariamente.
Além da grande demanda de prontuários, contas médicas, prontuários, atestados, guias para exames e receitas para os pacientes, as empresas do setor da saúde também precisam gerenciar documentação para colaboradores, fornecedores e outros departamentos.
Assim, a digitalização de processos é importante na área da saúde porque é um dos principais modos para conseguir a implantação de um sistema de administração de informações mais eficaz.
Com os processos digitalizados, é mais simples estabelecer aprimoramentos nos procedimentos de gerenciamento, reduzir as falhas e os erros relacionados à manutenção de tantos documentos diversos e assegurar uma maior organização nas instituições hospitalares. Além disso, verifica-se uma melhoria no atendimento médico, visto que ela se torna mais ágil e, consequentemente, com uma qualidade superior.
Por fim, através da digitalização de processos é possível otimizar o fluxo de trabalho e proporcionar mais dinamismo para o dia a dia dos profissionais que trabalham na instituição hospitalar e uma maior praticidade para atender os dados sejam dos pacientes, sejam de outros setores.
O processo digitalizado transforma os procedimentos tradicionais de organização dos arquivos menos burocráticos, visto que a administração desses documentos será realizada com a cooperação de aparelhos conectados a uma plataforma digital.
Segundo um estudo da Zebra Technologies o uso de aparelhos virtuais tem aproximadamente 77% de aprovação entre pacientes e permite diminuir em até 61% a probabilidade da prescrição de medicamentos errados e outros erros médicos durante o procedimento do atendimento.
Por que fazer a digitalização nos processos cirúrgicos?
A digitalização de processos nos procedimentos cirúrgicos é muito importante. Isso porque ela permite uma otimização do tempo, visto que a busca por informações se tornam mais práticas e dinâmicas, garantindo um menor intervalo de tempo para a realização das atividades e mais competência no atendimento hospitalar.
Através da digitalização de processos, a eficácia dos procedimentos cirúrgicos aumentam, visto que ficará mais simples a administração de exames, prontuários e demais documentos importantes.
Isso sem levar em consideração uma redução nos custos visto que não haverá mais a necessidade de um repartimento físico destinado para guardar os documentos uma vez que eles ficarão armazenados na nuvem, o que reduz gastos com manutenção, impressão e locação de espaço.
Além disso, a digitalização de processos proporciona um aumento nos níveis de segurança dos documentos, pois eles não ficam mais sujeitos a serem extraviados, perdidos ou danificados. Por fim, através do processo digitalizado fica mais fácil assegurar a proteção de dados dos pacientes, colaboradores, parceiros, fornecedores e assim estar de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados.
5 vantagens de digitalização de processos cirúrgicos
1. Gestão de Pessoas
Através de indicadores de desempenho planejados pela gestão, há a possibilidade de administrar todas as incumbências e deveres dos colaboradores de uma instituição de saúde, determinando quais ações têm sucesso ou não. Por meio da digitalização de processos, mais especificamente do monitoramento digital de pessoas, os administradores são capazes de acompanhar em tempo real quais são as tarefas e obrigações diárias de um funcionário e qual foi a qualidade obtida em sua realização. Esses elementos possibilitam mais eficácia a todos os processos executados, incluindo o cirúrgico.
2. Controle de faltas e marcações
O controle do agendamento de cirurgias é sempre um emprazamento em todo e qualquer hospital, assim como a perspectiva de tirar o melhor proveito possível de salas ociosas. Por essa razão, é fundamental o uso de soluções de qualidade para assessorar e realizar a melhor gestão possível desse processo.
Com as informações certas, existe a possibilidade de descobrir as principais razões das faltas e cancelamentos para propor possíveis soluções que diminuam essas estatísticas, o que, por sua vez, tem o potencial de resultar em mais economia no estabelecimento da solução.
3. Gestão de contas e pagamentos
Realizar a digitalização de processos do setor de contas e pagamentos é indispensável para assegurar a saúde financeira de um hospital e assim, permitir um melhor controle sobre o dinheiro da corporação. Subsidiar a solução possibilita que vários processos estejam sob controle do gestor, como:
- folha de pagamento de funcionários
- pagamento de terceirizados
- compra de insumos
- gastos de manutenções rotineiras
A interseção das contas a pagar e a receber possibilita o gerenciamento preciso do índice de investimentos e fluxo de caixa da instituição. Esse controle é fundamental, principalmente, em situações mais custosas, como, justamente, as cirurgias.
4. Controle de qualidade
Com o controle geral possibilitado por um software de gestão hospitalar, é possível determinar e assegurar, de modo muito mais eficaz, níveis de qualificação das rotinas de trabalho e do atendimento ao paciente em uma instituição hospitalar. Isso ocorre porque esses mecanismos integram dados de vários setores da unidade, tornando o acesso rápido aos dados exigidos.
Um exemplo que ilustra bem a situação é o agendamento de procedimentos cirúrgicos. Ele necessita que vários protocolos e regulamentos sejam revisados: relatórios técnicos, cotações, análise de documentos, autorizações prévias e todo o processo de pré-internação. Com o controle ajustado dessas informações e documentos, fica mais fácil garantir maior eficácia e qualidade em cada uma dessas etapas, inclusive para dinamizar a administração de salas ociosas.
5. Padronização e processos
Desenvolver padrões e determinar protocolos específicos para todos os departamentos e procedimentos com fundamento em uma solução digital assegura que os processos do espaço hospitalar sejam realizados de modo rápido e independente.
Exemplificando a situação temos a marcação de cirurgias. O uso de artifícios que possibilitam a digitalização de processos com todos os protocolos necessários — desde informações de procedimentos até normas comerciais de convênios — permitem fornecer mais rapidez a essa fase, assegurando mais comodidade ao médico e suporte ao paciente.
Em suma, a digitalização de processos pode contribuir de várias maneiras para uma melhor gestão da instituição hospitalar, proporcionando mais praticidade na rotina de trabalho em todos os setores, além de asseverar mais segurança em ações e tomadas de decisão, principalmente, no que se refere à economia financeira da corporação.
Por que confiar na SurgeMap para realizar a digitalização de processos de sua instituição?
A SurgeMap é uma empresa que veio ao mercado para levar previsibilidade à gestão do seu Centro Cirúrgico. A inclusão do software da empresa em sua instituição hospitalar diminui o desperdício de tempo e recursos no andamento de tratamentos e procedimentos cirúrgicos.
Através de uma interface moderna e intuitiva, a SurgeMap proporciona mais segurança e eficiência nas salas cirúrgicas.
Por intermédio da integração de processos digitalizados e fornecimento de informações gerenciais, a empresa otimiza a gestão dos centros cirúrgicos – por meio da entrega da visualização geral do seu funcionamento, o que reduz o número de procedimentos desmarcados por horários que se cruzam – aumenta a produtividade dos agendamentos, eficiência da equipe e reduz as despesas com estoque e almoxarifado e sem mudanças estruturais na rotina hospitalar com a implantação da plataforma.
