O centro cirúrgico é um dos locais mais importantes de um hospital. Uma cirurgia é quase sempre motivo de bastante tensão, isso porque, independente da gravidade, tudo pode acontecer em um centro cirúrgico. Por esse e outros motivos, alguns pacientes ainda faltam ou cancelam suas cirurgias.
A rotina de um centro de cirurgia é, de fato, muito corrida e a falta de pacientes que cancelaram de última hora pode deixar uma lacuna muito grande na agenda e no planejamento de todos os profissionais envolvidos naquela cirurgia. Tal acontecimento atrapalha muito na otimização do tempo, uma vez que aquele horário agendado poderia ser usado para outro paciente.
Esse pode ser um problema muito grande na realidade de um hospital, entretanto, existem algumas formas que podem ajudar na redução de faltas e cancelamentos de cirurgias. Para isso, é importante estar atento aos principais motivos que levam a esses cancelamentos.
Continue a leitura e veja como evitar faltas e cancelamentos!
Qual a importância de evitar as faltas e cancelamentos de pacientes?
Uma agenda bem organizada e planejada é de muita utilidade para qualquer pessoa. Saber quais são seus compromissos, encaixá-los na melhor hora, e controlar a sua rotina é de extrema importância. Dentro de um centro cirúrgico, essa organização é muito importante.
Para a realização de uma só cirurgia, é necessário conciliar o horário da equipe multidisciplinar que atuam nos processos cirúrgicos: Cirurgião, anestesista, enfermeiros, técnico de enfermagem, nutricionistas, fisioteraputas e maqueiros. Quando acontecem faltas e cancelamentos sem aviso prévio, essa equipe acaba ficando com horário ocioso. Nesse tempo, eles poderiam estar atendendo outras pessoas ou realizando outras cirurgias.
Dessa forma, quando acontece tal situação em uma unidade cirúrgica, o tempo (que poderia ser otimizado) acaba desperdiçado. Além disso, uma redução da produtividade impacta diretamente na lucratividade da instituição.
Nesse sentido, é importante evitar faltas e cancelamentos em um centro cirúrgico para que a agenda flua como o planejamento, para os profissionais terem seu tempo bem otimizado e evitar desperdícios de estrutura e mão de obra.
Como evitar faltas e cancelamentos no centro cirúrgico?
Entendido o tamanho do problema que faltas e cancelamentos podem gerar dentro de um centro de cirurgia, é necessário saber como evitar que elas aconteçam.
Com o passar dos anos, as tecnologias ficam ainda mais avançadas. Hoje, existem softwares que servem para fazer o melhor controle possível das informações geradas durante todo um processo. Em um centro cirúrgico, isso não é diferente. É possível, nesse caso, contratar programas especializados em coletar e analisar dados.
Usar da internet e da tecnologia é extremamente útil para esse controle das causas de cancelamentos de cirurgia, pois os dados são muito melhor coletados, analisados e, assim, é muito mais simples de serem interpretados para que o problema seja solucionado e, consequentemente, otimizar tempo.
Com essas análises, é possível entender por meio de uma interpretação todo o comportamento dos clientes e quais são os motivos de faltas e cancelamentos. Por meio delas, é feita uma estimativa de qual é o seu público-alvo, entendendo o comportamento dos clientes, suas preferências e o que induz a insatisfação no atendimento.
Entendendo quais são os pontos altos e baixos do hospital, será possível traçar o melhor caminho para que as qualidades dessa empresa se destaquem e as fraquezas possam ser trabalhadas para deixarem de existir.
Planejamento
Desorganização é um fator que desmotiva muitos clientes. Quando esses clientes são usuários de um centro cirúrgico, a falta de um bom planejamento pode fazer com que eles fiquem inseguros na realização da cirurgia e, dessa forma, faltas e cancelamentos começam a surgir. Clientes insatisfeitos, levam a experiência ruim para outro possíveis usuários,o que pode levar a perdas potenciais de novos clientes.
Um bom planejamento em um centro de cirurgia acontece com a verificação da disponibilidade de todos os profissionais envolvidos nesse procedimento, com a certeza que não falta nenhum equipamento, a verificação certinha dos horários de início e término (para não atrasar nenhuma outra cirurgia).
É válido ter também uma preocupação da condução do paciente após a cirurgia (questões de internação e consultas de retorno). Para isso, é importante fazer a confirmação de todas as consultas, pelos canais disponíveis no serviço, sendo por telefone ou WhatsApp e ou e-mail.
Definir as modalidades de pagamento, entre elas, oferecer a possibilidade de pagar online e com parcelamento, possibilitando ao cliente um planejamento financeiro, com garantia da receita para o hospital.
Análise de indicadores
A análise de indicadores é uma das medidas mais eficientes para cessar o número de faltas e cancelamentos dentro de um centro de cirurgia. Essa análise serve para que se entenda quais pacientes marcam e realmente fazem a cirurgia e quais desistem, tendo em vista o tempo de antecedência que a cirurgia foi marcada e o tempo que ela foi desmarcada.
Ter esses dados é importante para a interpretação de uma repetição ou não. Se tiver cancelamentos esporádicos é porque o problema é raro e acontece com um ou outro paciente, mas, se aquilo for um padrão dentro da unidade cirúrgica, é importante um monitoramento mais apurado para identificar a causa raiz, para garantir uma correção rápida e com resultados mensurados.
Gestão da experiência do paciente
Após a realização da cirurgia, e depois da recuperação do paciente, é importante sentar e escutar o que o cliente tem a dizer. Aplicar a ferramenta do VOC (voz do cliente), suas opiniões sobre a instituição e a sua experiência no setor cirúrgico, para que seja traçado um plano para melhorar todos os aspectos que foram negativos. Dessa forma, o cliente se sentirá respeitado e acabará indicando o hospital.
A gestão da experiência do paciente pode também ser uma abordagem anterior ao centro cirúrgico. É possível enviar formulários onde o paciente responderá quais são as suas preferências e será possível ou personalizar consultas e definir um padrão para o tratamento do paciente de acordo com a maioria das preferências. Essa é uma ótima forma de evitar faltas e cancelamento, pois aproxima o cliente do hospital.
Comunicação com pacientes
Para prevenir a ocorrência de faltas e cancelamentos dentro do centro de cirurgia, é imprescindível a boa comunicação com os pacientes. É importante escutar e deixar claro todos os passos da cirurgia, criar mesmo uma ligação entre paciente e hospital para que os clientes se sintam acolhidos e seguros para a realização da cirurgia.
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